Spełnienie obowiązku informacyjnego przez
FENCO Krzysztof Kawa Siemianowice Śl. Rozwojowa 17

§1

ZAPISY OGÓLNE

FENCO Krzysztof Kawa Siemianowice Śl. Rozwojowa 17, zwany dalej FENCO informuje, że jest Administratorem danych osobowych pracowników, klientów, kontrahentów i innych osób współpracujących lub kontaktujących się z FENCO.

Każdy właściciel danych osobowych ma prawo do żądania od FENCO dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, kopiowania, usunięcia, przenoszenia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania (sprzeciw dot. przetwarzania w oparciu o art.6 ust.1 lit. f). Prawa można realizować w wyżej wymienionej siedzibie firmy w godz. 7.00-15.00 lub korespondencyjnie.

Dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej RODO).

Danych osobowych nie przetwarza się w sposób zautomatyzowany i nie są one profilowane.

Kontakt do osoby zajmującej się ochroną danych w FENCO: biuro@fenco.pl W temacie wiadomości prosimy wpisać DANE OSOBOWE.

FENCO informuje również o prawie wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, ul. Stawki 2 w przypadku stwierdzenia przetwarzania tych danych niezgodnie z obowiązującym prawem krajowym i europejskim.

§2

KLIENCI I KONTARHENCI

Dane osobowe klientów lub kontrahentów FENCO są przetwarzane w celach związanych:

• ze współpracą biznesową lub dostawą/kupnem towarów i usług i są przetwarzane w zakresie zawartej umowy kupna sprzedaży lub innej umowy gospodarczej na podstawie art.6 ust.1 lit. b) RODO

• w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (m.in. cele podatkowe, rachunkowości, dochodzenie roszczeń, ochrona rynku, nadzór nad przepływami finansowymi) dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. c) RODO

• w zakresie windykacji należności i obsługi prawnej, a także dla celów dowodowych wynikających z przepisów prawa nakładających na FENCO realizację obowiązków dochowania należytej staranności dane są przetwarzane w oparciu o art.6 ust.1 lit. f) RODO

• w zakresie marketingu bezpośredniego usług własnych w oparciu o art.6 ust.1 lit. f) RODO.

Zakres przetwarzanych danych osobowych: imię, nazwisko, nazwa kontrahenta, adres, dane kontaktowe, w tym imię i nazwisko osób do kontaktu, dane dot. produktu, wypis z rejestru CEIDG, KRS, NIP-u i REGONU lub inne wynikające z przepisów prawa lub z regulaminów wewnętrznych, np. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kontrahenta lub jego pracowników, referencje itd.

Podanie danych w celu współpracy jest konieczne dla realizacji umowy kupna-sprzedaży i nie podanie ich uniemożliwia jej realizację, wystawienie faktury czy dochodzenie ewentualnych roszczeń.

Odbiorcy danych osobowych są określeni w przepisach prawa, w tym instytucje i organy kontrolne lub inne uprawnione z tytułu wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz są nimi także firmy obsługujące systemy informatyczne, firmy doradcze, obsługa prawna, firmy marketingowe, firmy dostarczające produkty lub usługi pomocnicze, np. transportowe.

Dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie przez 6 lat od momentu ostatniego zdarzenia gospodarczego potwierdzonego fakturą, licząc do końca roku kalendarzowego, w którym upłynęło 6 lat lub 6 lat po zakończeniu trwania umowy, chyba że prowadzone są jakiekolwiek postępowania kontrolne, sądowe lub windykacyjne, to w takim przypadku liczone jest 6 lat od zakończenia sprawy.

Możliwe są także sporadyczne sytuacje przetwarzania danych osób pozyskanych od klientów FENCO w związku z przekazaniem do produkcji rysunków i innych danych technicznych podpisanych przez ostatecznego odbiorcę lub w związku z wysłaniem towaru bezpośrednio na podany adres ostatecznego odbiorcy.

Dane te są przetwarzane tylko i wyłącznie w celu realizacji zamówienia lub dostarczenia towaru na podstawie uzasadnionego interesu (art.6 ust.1 lit.f) RODO) i zostały pozyskane od klienta FENCO.

Są to dane zwykłe, imię, nazwisko i ew. adres dostawy/adres klienta.

§3

ODBIORCY TOWARÓW

Dane osobowe osób upoważnionych do odbioru towarów FENCO są przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 lit. f) RODO w celu wynikającym z uzasadnionych potrzeb FENCO, np. zakup lub wydanie towaru osobie upoważnionej.

Dane osobowe osób upoważnionych są pozyskiwane od klientów lub kontrahentów FENCO i są to dane kategorii zwykłej, a w przypadku upoważnienia do odbioru dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację osoby upoważnionej. Dane te są przetwarzane najdłużej przez rok od odebrania towaru, licząc na koniec grudnia kolejnego roku kalendarzowego.

Odbiorcami danych osobowych mogą być firmy logistyczne/transportowe, klienci a także organizacje kontrolne lub służby porządkowe, a także obsługa zewnętrzna systemów informatycznych, dostawcy towarów itp.

§4

POCZTA MAILOWA I KONTAKT TELEINFORMATYCZNY

Dane osobowe przetwarzane są także przez FENCO w celach realizacji uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest kontakt, przetwarzane są w oparciu o art.6 ust.1 lit.f) RODO, a zakres zależy od formy kontaktu.

W przypadku poczty mailowej przetwarza się adresy mailowe oraz imię, nazwisko lub nazwę nadawcy/adresata, a także treści wiadomości, które mogą zawierać dane osobowe.

W przypadku telefonu służbowego przetwarza się imię, nazwisko lub nazwę oraz numer telefonu, a także treść wiadomości tekstowych.

Podanie danych wynika z potrzeby szybkiego kontaktu, a nie podanie ich ogranicza kontakt do tradycyjnego za pośrednictwem poczty lub kuriera.

Dane osobowe będą udostępniane innym odbiorcom, na zasadzie dalszego przesyłania poczty dot. konkretnej omawianej tematyki w gronie większej grupy osób, a także dostawcom usług hostingowych.

Dane osobowe zostały pozyskane z różnych źródeł, tj.:

• bezpośrednio od Państwa, co uznajemy, jako wyrażenie zgody poprzez wykonanie konkretnej aktywności lub podpisanie zgody na kontakt teleinformatyczny

• z publicznych stron internetowych, od pracodawców, od innych podmiotów współpracujących z FENCO (kategorie: dane zwykłe, adres e-mail, nazwa lub imię i nazwisko, adres)

Ww. dane nie są nikomu udostępniane bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że udostępnienie wymagane jest dla załatwienia sprawy w uzasadnionym interesie Administratora. W zakresie obsługi technicznej korespondencji dane są udostępniane Poczcie Polskiej, kurierom, dostawcom usług hostingowych, operatorom telekomunikacyjnym.

W przypadku pracownika bardzo rzadko może zdarzyć się sytuacja przesłania danych z podpisu (imienia i nazwiska) poza obszar EOG.

Ww. dane przetwarzane są przez okres 5 lat od ostatniego kontaktu lub do momentu otrzymania żądania ich usunięcia.

§5

BIEŻĄCE PROWADZENIE FIRMY

Dane osobowe przetwarzane są w także w FENCO celach związanych z bieżącym prowadzeniem firmy w oparciu o art.6 ust.1 lit. f), tj. w książkach teleadresowych, rejestrach, książkach pocztowych itp. Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika z bieżących potrzeb Administratora lub z regulaminów wewnętrznych. Podanie danych jest konieczne dla realizacji współpracy biznesowej i ich nie podanie utrudniłoby wykonanie określonego zdarzenia biznesowego.

Odbiorcy danych osobowych są określeni w wewnętrznych procedurach oraz są nimi także firmy obsługujące systemy informatyczne.

Dane osobowe będą przetwarzane przez 10 lat od momentu ostatniego kontaktu.

§6

MONITORING WIZYJNY

Celem zbierania danych osobowych monitoringu wizyjnego jest: bezpieczeństwo prowadzonej działalności biznesowej, a w szczególności zabezpieczenie mienia oraz infor­macji (dowodów) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest prawnie uzasadnionym interesem FENCO (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a także działa na rzecz pracowników w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa.

Podjęcie pracy w FENCO lub wejście na teren FENCO jest równoznaczne z faktem przetwarzania danych osobowych w formie wizyjnej w związku z obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa. Zbierany jest obraz bez dźwięku.

Dane nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim, za wyjątkiem firm, z których korzysta się przy ich przetwarzaniu tj. firmy prawnicze oraz informatyczne. Odbiorcami danych będą także instytucje upoważnione z mocy prawa, w tym służby porządkowe i ochroniarskie.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres max do 90 dni, chyba że wystąpi incydent bezpieczeństwa i w takiej sytuacji będę przetwarzane do momentu jego rozstrzygnięcia. Szczegóły przetwarzania danych z monitoringu wizyjnego określa Regulamin monitoringu dostępny u Właściciela.

§7

PRACOWNICY

Dane osobowe pracowników FENCO:

• w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa na podstawie zawartej umowy o pracę lub umowy cywilno – prawnej dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. c) RODO

• w zakresie danych dodatkowych takich jak dane kontaktowe do pracowników lub innych danych na które pracownik wyraził odrębną zgodę dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. a) RODO

• w zakresie danych osób do powiadomienia w razie wypadku w pracy lub innej sytuacji losowej dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. f) RODO

• w zakresie umów cywilno-prawnych dane są przetwarzane także w celu realizacji zapisów umowy w oparciu o art.6 ust.1 lit. b) RODO

Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa nakładających obowiązki prawne na Administratora, z treści i zakresu umowy cywilno-prawnej, a w pozostałych przypadkach wynika z treści zgody. Dane osób do kontaktu w razie wypadku są przetwarzane w uzasadnionym interesie Administratora i pracownika, podane są dobrowolnie przez pracownika, a osoba podana do kontaktu ma możliwość wyrażenia sprzeciwu dot. przetwarzania jej danych osobowych.

Podanie danych w celu zatrudnienia jest wymogiem ustawowym i nie podanie ich uniemożliwia etatowe zatrudnienie lub podpisanie umowy cywilno-prawnej.

W stosunku do pozostałych danych osobowych możliwe jest wystąpienie z żądaniem usunięcia tych danych bez wpływu na sytuację służbową pracowników.

Odbiorcy danych osobowych: podmioty uprawnione do ich pozyskania zgodnie z przepisami prawa (w szczególności ZUS, Urząd Skarbowy, Narodowy Fundusz Zdrowia, w razie potrzeby organy wymiaru sprawiedliwości, w razie potrzeby komornicy sądowi, organy kontrolne) oraz podmioty, którym przekazanie danych będzie konieczne w celu wykonania umowy jaka wiąże te podmioty z pracodawcą, np. firmy doradcze, obsługa IT, obsługa monitoringu wizyjnego, obsługa prawna, banki, ubezpieczyciele, inne uzasadnione podmioty.

Dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie przez okres 50 lat w zakresie wynikającym z przepisów prawa od momentu ustania zatrudnienia lub odpowiednio krócej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zależnie od daty zatrudnienia (osoby zatrudnione od 1 stycznia 2019r. na umowę o pracę przez okres 10 lat).

§8

CZŁONKOWIE RODZIN PRACOWNIKÓW LUB OSOBY WSKAZANE DO POWIADOMIENIA W RAZIE WYPADKU

Dane osobowe ww. grup osób przetwarzane są w celach związanych z udzielaniem świadczeń lub zasiłków lub z potwierdzaniem dodatkowych dni wolnych od pracy pracowników i są przetwarzane na podstawie art.6 ust.1 lit. c) RODO. Dane zostały pozyskane od pracownika zatrudnionego w FENCO. Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa.

W przypadku osób wskazanych do powiadomienia w razie wypadku w pracy lub innej sytuacji losowej dane przetwarzane są na podstawie art.6 ust.1 lit. f) RODO. Dane zostały pozyskane od pracownika zatrudnionego w FENCO i jest to imię, nazwisko i telefon kontaktowy.

Nie podanie danych w celu otrzymania świadczeń lub zasiłków, dodatkowych dni wolnych od pracy lub w celu powiadomienia o wypadku lub sytuacji losowej uniemożliwia spełnienie wymienionych uprawnień wobec pracowników. W przypadku danych do osoby kontaktowej w razie wypadku ma ona prawo w każdym momencie zażądać usunięcia tych danych.

Odbiorcy danych osobowych są tylko i wyłącznie określeni w przepisach prawa (patrz obowiązek informacyjny wobec pracowników).

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres maksymalnie 50 lat od momentu ustania zatrudnienia pracownika FENCO lub odpowiednio krócej, dla pracowników nowozatrudnionych od 01.01.2019 roku – 10 lat od momentu ustania zatrudnienia, zgodnie z przepisami prawa.

§9

KANDYDACI DO PRACY

Dane osobowe kandydatów do pracy przetwarzane są w FENCO w celach związanych z podjęciem zatrudnienia:

• w zakresie realizacji procesu rekrutacji dane są przetwarzane na podstawie art.6 ust.1 lit. c) RODO lub dane dodatkowe przekazane za dobrowolną zgodą na podstawie art. 6 ust.1 lit. a) RODO

• w przypadku wyrażenia dodatkowo dobrowolnej zgody w zakresie realizacji procesu przyszłych nieznanych na dzień złożenia dokumentów rekrutacji, dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. a) RODO – tzn. musi zostać wyrażona zgoda.

Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa, w tym art. 22`1 par.1 Kodeksu pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z dnia 26 czerwca 1974r. z późn. zm.).

Podanie danych, o których mowa w ww. przepisie prawa jest dobrowolne, jednak konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji (art.6 ust.1 lit. c) RODO). Podanie ew. dodatkowych danych na podstawie art.22`1a Kodeksu pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z dnia 26 czerwca 1974r. z późn. zm.) stanowi całkowicie dobrowolne wyrażenie zgody na ich przetwarzanie (art.6 ust.1 lit. a) RODO) i nie wpływa na możliwość udziału w rekrutacji (nie będzie podstawą niekorzystnego traktowania kandydata i nie będzie stanowiło przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia). Zgoda dotyczy także listów motywacyjnych i innych dodatkowych dokumentów składanych przez kandydata do pracy.

Odbiorcy danych osobowych są tylko i wyłącznie określeni w przepisach prawa lub mogą być nimi firmy IT.

Dane osobowe, o których mowa w punkcie dotyczącym rekrutacji zbierane są w celu realizacji procesu rekrutacji będą przetwarzane przez okres 6 miesięcy od momentu zakończenia procedury naboru.

Dane osobowe zebrane w oparciu o zgodę przetwarzane będą przez okres jednego roku – licząc od daty wpływu dokumentu z danymi lub do momentu wycofania zgody. Odwołanie zgody nie ma wpływu na ich przetwarzanie przed momentem odwołania zgody.

§10

BYLI PRACOWNICY FENCO Krzysztof Kawa

Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec byłych pracowników FENCO Krzysztof Kawa, których dane osobowe są zarchiwizowane przez FENCO Krzysztof Kawa

Dane osobowe byłych pracowników FENCO Krzysztof Kawa są przetwarzane w celach archiwalnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa tj.: Kodeks pracy art. 94, co stanowi podstawę przetwarzania z art.6 ust.1 lit. c) RODO. Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa. Dane przetwarzane są w celu archiwizacyjnym. Dane pozyskane są z dokumentacji byłego pracownika FENCO Krzysztof Kawa. Odbiorcy danych osobowych są tylko i wyłącznie określeni w przepisach prawa i mogą nimi być podmioty uprawnione do ich pozyskania zgodnie z przepisami prawa (w szczególności ZUS, w razie potrzeby inne organy kontrolne) oraz podmioty, którym przekazanie danych będzie konieczne w celu wykonania umowy jaka wiąże te podmioty z FENCO Krzysztof Kawa, np. ubezpieczyciele w zakresie kontynuacji ubezpieczenia grupowego. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres maksymalnie 50 lat od momentu ustania zatrudnienia byłego pracownika FENCO Krzysztof Kawa, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019r. Czas ten skraca się do 10 lat przy zatrudnieniu po 1 stycznia 2019r. Na podstawie art. 946. Kodeksu pracy były pracownik ma możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2. Po upływie tego terminu, jeżeli dokumentacja nie zostanie odebrana, FENCO Krzysztof Kawa ma obowiązek zniszczyć ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.

Byli pracownicy, których dane osobowe są przetwarzane przez FENCO Krzysztof Kawa, mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, uzupełniania, kopiowania, sprostowania. Prawo to można realizować w siedzibie FENCO Krzysztof Kawa w godzinach od 7.00 do 15.00 lub korespondencyjnie. FENCO Krzysztof Kawa nie przetwarza danych osobowych byłych pracowników w sposób zautomatyzowany i nie dokonuje profilowania tych danych. FENCO Krzysztof Kawa nie przetwarza danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym i nie przekazuje danych poza ten obszar. Kontakt do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych: Krzysztof Kawa. FENCO Krzysztof Kawa informuje o prawie wniesienia skargi do Organu Nadzoru , zgodnie z zapisami Ustawy o ochronie danych osobowych w przypadku stwierdzenia przetwarzania tych danych niezgodnie z obowiązującym prawem krajowym i europejskim. Organem Nadzoru jest Urząd Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, ul. Stawki 2.

W przypadku, gdy były pracownik jest emerytem lub rencistą, to Jego dane osobowe są przetwarzane dodatkowo w celach związanych z udzielaniem świadczeń socjalnych na podstawie art.6 ust.1 lit. c) RODO. Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa lub z regulaminów wewnętrznych. Dane przetwarzane są w celu otrzymania świadczeń socjalnych przez emerytów i rencistów. Dane pozyskane są z dokumentacji byłego pracownika FENCO Krzysztof Kawa lub wymagane jest podanie dodatkowych danych dla celów wynikających z realizacji świadczeń z ZFŚS. Odbiorcy danych osobowych są tylko i wyłącznie określeni w przepisach prawa lub w regulaminach wewnętrznych (np. Regulamin ZFŚS).